7.روش طبقه بندى و بازیابى فیش ها

یاد آورى
1ـ فیش هایى که داراى موضوع خاص مشترک و یکسانى هستند با گیره کاغذ (کیلیپس) و مانند آن دسته بندى و از یکدیگر تفکیک مى شوند و به صورت جداگانه درهمان برگه دان باقى مى مانند تا در هنگام بازیابى مطالب وقت محقق ضایع نگردد.

2ـ درصورتى که تعداد فیش هاى موضوع اخص زیاد باشند مى توان فیش هاى موضوع خاص را به وسیله برگه ٌ راهنمایى که کمى بلندتر از ارتفاع فیش هاست در داخل برگه دان از یکدیگر تفکیک کرد وفیش هاى موضوع اخص را توسط گیره کاغذ ومانند آن از یکدیگر جدا و به شکل زیر تنظیم کرد تا بازیابى آن ها آسان تر باشد:

3ـ گاهى نمى توان فهرست یا موضوعات خاص یا اخص فیش ها را از قبل و به طو ر کامل تهیه کرد و یا به عبارت دیگر ترسیم چنین فهرستى در آغاز براى محقق نامعلوم و یا ناممکن است. در این صورت محقق در آغاز باید از تحقیقات خود فیش بردارى کند وپس از پایان آن به مطالعه و مرور فیش ها بپردازد و بعد از دقت و تعمق کافى موضوعات خاص و یا اخص فیش ها را مشخص کند و آن ها را روى فیش جداگانه اى بنویسد سپس به تنظیم موضوعات خاص و یا اخص بر اساس نظمى (منطقى) بپردازد و فهرست کامل و منظمى از آن ها را تهیه کند و به هر یک از موضوعات خاص ویا اخص کدهاى معّینى را اختصاص دهد. پس از گِردآورى چنین فهرستى به دسته بندى هر یک از فیش ها طبق فهرستِ تهیه شده از موضوعات خاص یا اخص مبادرت ورزد و در پایان بر اساس موضوعات خاص ویا اخص تمامى فیش ها را کدگذارى کند.