نکته :
1) گاهى ممکن است در هنگام مراجعه به قسمت موضوعات کلى موضوع عام یا خاص و یا اخصِ موضوع جنبى تاکنون مورد مطالعه قرار نگرفته باشد. در این صورت بلافاصله برگه دان موضوع عام و یا فیش موضوع خاص یا اخص موضوع جنبى را تهیه کرده کدها و شماره فیشِ موضوع اصلى و ابتدایى را در برگه دان و در فیش موضوع خاص یا اخصِ موضوع جنبى ثبت مى کنیم.
2) در هر برگه دانى از موضوعات عام مى توان یک یا چند فیش را به فهرست (فیش هاى ارجاعى) اختصاص داد.
ذکر تاریخ مکان نام استاد و فیش نویس
ذکر تاریخ و زمان فیش بردارى با قید رقمِ روز ماه و سال شایسته و دریادداشت هایى که زمان بر آن ها اثر مى گذارد مانند مطالب (آمارى) بایسته است.
همچنین نوشتن مکان یادداشت بردارى نظیر شهر ارگان نهاد سازمان و یا گروه تحقیقاتى نیکوست که ذکر (زمان) و (مکان) در یادداشت بردارى نیز بى تأثیر نیست.
ذکر نام استادى که مطالعات و تحقیقات زیر نظر او انجام مى پذیرد و یا درس و سخنرانیِ وى خلاصه نویسى و فیش بردارى مى شود و نوشتن نام فیش نویس در تحقیقات گروهى و جمعى که فیش نویسان متعدد هستند لازم است.
تا در صورت مشاهده اِشکال و ابهام و یا سؤالى در مطالب فیش ها بتوان با مراجعه به شخص نامبرده آن ها را برطرف کرد.
ذکر مأخذ
مأخذ هر مطلب در ذیل خود مطلب نوشته مى شود و فایده اش دادن اعتبار بیش تر به محتواى فیش و مستند بودن آن و رعایت امانت علمى و پرداخت وام اخلاقى در استفاده از نوشته هاى دیگران است. بدین منظور باید تا آن جا که امکان دارد مآخذ و منابع اصیل و دست اول مورد استفاده قرار گیرد و مأخذ هر مطلبى به طور کامل ودقیق (شماره کد جلد صفحه و …) ذکر گردد تا درمراجعات بعدى صحت و اصالت آن مورد تردید واقع نشود.
به خاطر صرفه جویى در وقت مى توان براى ذکر مأخذ از (کد گذارى) ـ به همان گونه اى که در قسمت کدگذارى مآخذ گفته شد ـ و از (علائم اختصارى) استفاده کرد. مثلاً به جاى کلماتِ جلد باب (بخش) فصل و صفحه مى توان به ترتیب علائم اختصارى(ج) (ب) (ف) و(ص) را به کار گرفت.
ذکر شکل فیش بردارى
ذکر کیفیت برداشت مطالب وتعیین شکل فیش بردارى در برگه ها از قبیل (نقل مستقیم) (ترجمه) (تلخیص) و… از نکات مهمى است که ارزش آن درمراجعات بعدى و در هنگام پژوهش نامه نویسى تألیف تدریس ومانند آن مشخص خواهد شد زیرا به طور مثال نقل مستقیم مطالب با تلخیص آن توسط فیش نویس از نظر صحت و اعتبار یکسان نخواهد بود