نکته :
1) براى ثبت مطالب طولانى ولى مهم از فیش هاى متعددى استفاده مى شود که با گذاشتن علامتِ فلش( ) در پایان فیش قبلى و علامتِ فلش(.) در آغاز فیش بعدى به یکدیگر مرتبط مى شوند وپس از نوشتن موضوعات کلى عام خاص و اخصِ هر فیش با (شماره گذارى) که توضیح آن داده خواهد شد از یکدیگر تفکیک مى گردند.

2) گاهى احتمال دارد مطالب و محتواى برگه ها علاوه بر یک موضوع اخص داراى موضوعات اخص دیگرى نیز باشند که باید آن ها را در برگه یادداشت به گونه اى مانند زیر مشخص کرد:

موضوع اخص1:…
موضوع اخص2:…

3) گاه موضوعات عام یا خاص یا اخصِ هر برگه را مى توان پس از فیش بردارى و مطالعه مجدد فیش ها و طبق طرح تحقیق مشخص کرد.
4) هیچ گاه روى یک فیش نباید دو یا چند موضوع متفاوت نوشته شود زیرا یکسان و واحد نبودن مطالبِ هر
ب. کُد گذارى
در فیش بردارى غالباً از دو نوع کدگذارى(موضوعات) و(مآخذ) استفاده مى گردد اگر چه ممکن است براى (مؤلفان) و (مترجمان) نیز کدهاى معّینى به کار گرفته شود.

1ـ کدگذارى موضوعات
در کدگذارى موضوعات ابتدا باید سعى شود اسامى تمامى موضوعات (کلى) فیش ها از قبیل اخلاق فقه ، فلسفه ، ادبیات ، تاریخ و… جمع آورى شوند و بر اساس (حروف الفبا) تنظیم و مرتب گردند. سپس به هر کدام از موضوعات کلى کد معیّنى طبق شماره هاى مسلسل (1 2 3 4 …) داده شود و در نخستین صفحه دفتر فهرست راهنما ثبت گردد سپس همان گونه که در قسمت (دفترفهرست راهنما) گفته شد براى هر موضوع کلى چندین صفحه درنظر گرفته مى شود و اسامى موضوعات عام آن موضوع کلى به مقدارى که تحقیقات درباره آن ها صورت گرفته است درآن صفحات ثبت مى گردد وطبق شماره هاى مسلسل (1 2 3 4 …) براى هر کدام از موضوعات عام نیز کد معّینى انتخاب مى شود که کیفیت آن در قسمت ابزارها و وسایل فیش بردارى (دفتر فهرست راهنما) آورده شد. به مرور زمان که موضوعات عام دیگرى نیز مورد مطالعه و تحقیق قرار مى گیرند
پس از مشخص کردن موضوع کلى آن ها در ذیل موضوعات عام قبلى نوشته مى شوند وبا توجه به تنظیم و ترتیب کدهاى قبلى به این موضوع عامِ جدید نیز کد بعدى داده مى شود مثلاً چنان چه تا کنون پنج موضوع اخلاقى را مطالعه وجدیداً موضوع اخلاقى دیگرى را براى تحقیق انتخاب کرده باشیم براى آن کد (6) را در قسمت موضوع کلى اخلاق در نظر مى گیریم و لازم نیست کدگذارى موضوعات عام به ترتیب حروف الفبا صورت بگیرد.
سپس موضوعات (خاص) ویا (اخص) بر اساس ترتیب (منطقى) ـ نه الفبایى ـ تنظیم شده طبق شماره هاى مسلسل براى هر کدام از آن ها کدهاى معّینى درنظر گرفته مى شود.
شایان ذکر است که کدگذارى موضوعات نیز با (مداد پُررنگ) نوشته مى شوند تا در صورت تغییرات بعدى محقق را با مشکل روبه رو نسازند و به مرور زمان نیز از بین نروند.
2ـ کد گذارى مآخذ و منابع (کتاب ها)
چون براى صرفه جویى درتعداد فیش ها باید مأخذ هر مطلبى در ذیل آن و در متن فیش نوشته شود و درنتیجه ممکن است در یک صفحه ٌ فیش مثلاً سه مطلب از سه مأخذ گوناگون که داراى موضوع واحد و یکسانى هستند آورده شود از این رو براى ضایع نشدن وقت محقق کد گذارى مآخذ و کتاب ها ضرورت و اهمیت پیدا مى کند.
بدین منظور در آغاز باید کتاب نامه یا همان فهرست کامل مآخذى که براى هر برگه دان وموضوعى مورد مطالعه قرار مى گیرد تهیه گردد و طبق شماره هاى مسلسل (1 2 3 4 …) کدگذارى و به ترتیب زیر نوشته شود:
الف. کد مأخذ
ب. نام خانوادگى و سپس نام کوچک نویسنده
ج. نام کتاب
د. نام مُصحّح یا مترجم و یا گردآورنده (درصورتى که مأخذى تصحیح یا ترجمه ویا گرد آورى شده باشد)
هـ .تعداد مجلّدات(در صورتى که مأخذ بیش از یک مجلّد باشد)
و. نوبت چاپ (درصورتى که مأخذ بیش از یک چاپ داشته باشد)
ز. محل نشر
ح. نام ناشر
ط. سال نشر
شایان ذکر است که تمام این موارد با ویرگول از یکدیگر جدا مى شوند.واین کتاب نامه (فهرست مآخذ ومنابع) روى یک یا چند فیش سفید به شکل زیر نوشته مى شود و در انتهاى برگه دان مربوط به خود قرار مى گیرد:
ج. شماره گذارى فیش ها و ذکر تعداد آن ها
شماره گذارى فیش ها که در حقیقت همان شماره گذارى صفحه هاى فیش هاى نوشته شده است طبق آخرین موضوع ذکر شده دربالاى فیش ها(کلى عام خاص اخص) صورت مى گیرد واز شماره یک آغاز مى شود.
به طور نمونه فرض کنیم موضوع عام (اخلاص) داراى موضوعات خاصى به ترتیب منطقى و با کدهاى زیر باشد که آن را (فهرست موضوعات خاص) یا (طرح وچارچوب کلى موضوع عام) مى نامیم:
1) تعریف اخلاص
2) ارزش و اهمیت اخلاص
3) آثار وفواید اخلاص
4) مراتب و مراحل اخلاص
5) علائم مخلص
6) ….
چنان چه مثلاً (تعریف اخلاص) که یکى از موضوعات خاص است در مجموع داراى پنج فیش باشد برگه هاى آن از 1تا 5 شماره گذارى مى شوند. و یا در صورتى که موضوع خاص (علائم مخلص) در مجموع داراى 12 فیش باشد برگه هاى آن از 1تا12 شماره گذارى مى شوند. ولى چنان چه یک موضوع خاص خود داراى چندین موضوع اخص باشد و هر موضوع اخصى خود نیز داراى چند فیش باشد هر کدام از موضوعات اخص به تنهایى و به صورت جداگانه از شماره یک شماره گذارى مى شوند; مثلاً فرض کنیم موضوع خاص (آثار وفواید اخلاص) خود داراى دو موضوع اخصِ (آثار و فواید فردى اخلاص) و (آثار وفواید اجتماعى اخلاص) و اوّلى داراى 6 برگه و دومى داراى 8 برگه باشد. در این صورت فیش هاى (آثار و فواید فردى اخلاص) را از 1 تا 6 و فیش هاى (آثار و فواید اجتماعى اخلاص) را از 1 تا 8 شماره گذارى مى کنیم.
پس از پایان فیش بردارى و شماره گذاریِ آن ها تعداد فیش ها را طبق شماره گذارى ها یادداشت مى کنیم تا از گم شدن احتمالى برگه ها به ویژه آخرین برگه مطلع شویم. به طور نمونه وبر اساس آن چه گفته شد تعداد فیش هاى تعریف اخلاص را (5) علائم مخلص را (12) آثار و فواید فردى اخلاص را (6) و آثار وفواید اجتماعى اخلاص را (8) مى نویسیم. البته براى صرفه جویى دروقت مى توان شماره تعداد فیش ها را در دو یا سه فیش نخستین نوشت و از نوشتن آن ها در فیش هاى بعدى خوددارى کرد.
به همان دلایلى که قبلاً اشاره کردیم شماره گذارى ِ فیش ها و ذکر تعداد آن ها با (مداد) ولى (پُر رنگ) نوشته مى شوند.
نکته مهم
چنان چه پس از تنظیم منطقیِ موضوعات خاص یا اخص و کدگذارى آن ها درتحقیقات و مطالعات بعدى به موضوع خاص یا اخصى برخورد کنیم که از نظر ترتیب منطقى جایگاه آن در بین موضوعات خاص یا اخصِ کدگذارى شده قبلى باشد در این صورت به خاطر تغییر ندادن کدهاى ثبت شده آن ها مى توان از کدهاى مُرکّب ویا کدهاى همراه با علائم ریاضى استفاده کرد; مثلاً اگر در فهرست قبلى پس از مطالعات و تحقیقات بعدى به موضوع خاص جدیدى نظیر (اقسام اخلاص) مواجه شدیم که فرضاً از نظر ترتیب منطقى جایگاه آن در بین (آثار و فواید اخلاص) با کد شماره 3 و (مراتب ومراحل اخلاص) با کد شماره 4 قرار مى گیرد براى کدگذارى آن از کدهاى مُرکّب مانند (1«3) (2«3) (3«3) و… یا (3/1) (3/2) (3.3) و… یا از علائم ریاضى نظیر ( َ3) ( ً3) ( ً3) …استفاده مى کنیم که شاید کدگذارى اخیر ساده تر باشد. و سپس فیش هاى موضوع خاص یا اخص جدید را به صورتى که گفته شد شماره گذارى مى کنیم.